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对人事档案进行手部数字化处理后,可将其转换成清晰度更高的图像,或将其转化成其它的多媒体数据,从而将其储存在数字信息载体上,比如磁盘,固态硬盘及磁带等,使其变成数字化档案文件。无论是处理还是统计和分析人事档案中的信息,假如要使用计算机,首先要把数字化之后的以图像为主的数字档案信息进行转化,使其成为内容数据,这一环节就叫做人事档案数据化。数据化之后,针对生成的数据化人事档案,在统计分析数据时,都可用计算机,从而达到知识面的服务,实现知识的共享,促进人事档案的信息化发展;
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在人事档案信息化管理人才严重不足。近年来,人事档案的数量一直随着单位的发展壮大而不断增加,因此面对这些日渐增加的档案资料应当如何高效处理,也是现代人事档案管理人员需思考、研究的重要问题;